管理会社変更を検討すべきタイミングと変更の流れ 

「今の管理会社に不満がある」
実際、弊社には次のようなお悩みをきっかけに、管理変更のご相談をいただくことがあります。  

これは、管理会社との相性や担当者との行き違いが原因のこともあります。
まずは、担当者や管理会社に率直に相談してみましょう。意外と話し合いだけで解決することもあります。

しかし「特定の理由による不満が続いている」状況で、なかなか改善されないなら、一度ほかの管理会社に相談してみる価値があるかもしれません。
管理会社の変更には契約や手続きが関わるため、感情だけで判断せず、今の状況を整理したうえで進めることが大切です。『今の管理会社のままでよいのか』と迷われている方は、一度ご相談ください。

管理会社を変えるべき3つのタイミング

まずは、他社から弊社へ管理委託先を変更されたオーナー様に多い、3つのきっかけを紹介します。

修繕や空室対応に不満を感じるようになったとき

管理会社によって、サービスの質には大きな差があります。
そもそも、会社によって「管理」の考え方が異なるため、入退去対応を中心に行う会社もあれば、空室対策や修繕提案まで積極的に行う会社もあります。

管理手数料が安くても、修繕費や工事費で利益を確保する会社もあります。管理料の安さだけで判断するのではなく、「どこまで対応してくれるのか」「どのような提案をしてくれるのか」といった、管理会社の本質的な部分を見極めることが大切です。

対応の悪さが続くようになったとき

担当者も人間なので、知識や経験、仕事の進め方には差があります。

ただ、本来であれば、担当者が変わるたびにサービスの質まで変わるべきではありません。オーナー様とのやり取りや修繕履歴を部署内で共有し、人材育成ができている会社であれば、一定の品質を保てるはずです。
担当者が変わるたびに対応が悪いのであれば、管理体制そのものに課題があるかもしれません。

また、管理戸数ばかり増え、人員が追いついていない会社もあります。対応の悪さや遅れが続く場合は、会社全体の管理体制に目を向けてみましょう。

サブリース契約に不安を感じるようになったとき

「家賃保証があるから安心」と思っていたものの、家賃の支払いが止まったり、管理会社の対応に不満を感じたりして、管理変更を検討するオーナー様もいらっしゃいます。
ただし、サブリース契約は通常の管理委託契約より解約条件が厳しく、契約によっては、6か月前の解約予告や違約金が設定されていることもあります。
まずは契約書を確認し、現在の契約内容を整理することが大切です。

管理会社変更の手順

管理会社を変えようと思っても、現在の管理委託契約をすぐに解約できるとは限りません。
契約内容や入居者への案内、書類の引継ぎなど、事前に確認しておきたいことがいくつかあります。
ここでは、管理会社を変更する際の一般的な流れと、各段階で注意したいポイントをご紹介します。

① 現在の契約内容を確認する

管理会社を変えたいと思ったとき、最初に必ず確認しておきたいのが、現在の管理委託契約の内容です。
「不満だからすぐ変えよう」と思っても、契約によっては即時解約できないことがあります。

【一般的な管理委託契約でのチェックポイント】

一般的な管理委託契約では、以下の点を確認してみてください。

中途解約の違約金が発生する場合、その金額によっては数か月分の家賃収入に相当することもあります。
管理会社を変更したことで本当に収支が改善するのか、事前に確認しておきたいところです。

【サブリース契約でチェックポイント】

サブリース契約の場合は、一般的な管理委託契約よりも解約条件が厳しく設定されています。

例えば、上記のような内容が定められていることがよくあります。

管理変更の相談を受けても、契約内容を確認した結果、「今すぐ解約するより、更新時期まで待った方がよい」という結論になることもあります。
まずは契約書を確認し、「何ができて、何ができないのか」を整理するところから始めましょう。

② 新しい管理会社を比較・決定する

契約書の内容が分かったら、新しい管理会社へ相談します。現在の不満な点をリストアップしておくと、スムーズに進めやすいでしょう。

管理会社を選ぶ際は、管理料の安さだけで比較するのではなく、以下に挙げるような点をチェックしましょう。

また、保証会社の契約内容も確認しておきたいポイントです。
現在の保証会社をそのまま引き継げるとは限らず、管理会社の変更に伴って再加入や契約の切り替えが必要になることもあります。この確認が漏れてしまうと、入居者への案内や契約手続きが想定どおり進まない可能性もあるため注意が必要です。

新しい管理会社が決まったら、具体的な管理変更までのスケジュール感を教えてもらい、管理委託契約や実際の変更までの流れを確認しましょう。

③ 現在の管理会社へ解約を申し出る

新しい管理会社が決まったら、契約書に定められた方法で解約を申し出ます。電話だけでなく、書面での通知が必要な場合もあるため、事前に確認しておきましょう。
サブリース契約から一般管理契約へ変更する場合は、家賃の入金方法や収支計画が変わることがあります。金融機関から融資を受けている場合は、事前に銀行にも確認しておくと安心です。

感情的になって関係が悪化すると、その後の書類や鍵の引継ぎがスムーズに進まないこともあります。また、自分ですべてを進めるよりも、新旧の管理会社同士で連絡を取り合ってもらうことで、書類や設備情報の引継ぎ漏れを防ぎやすくなります。
最後まで冷静にやり取りを進めていきましょう。

④ 入居者へ管理会社変更の案内をする

管理会社が変わると、入居者にとってもさまざまな変更があります。

突然連絡先や振込先が変わると、入居者が不安を感じたり、戸惑ってしまうこともあるため、なるべく早めに管理会社に依頼しましょう。
「いつから」「どこの会社が管理するのか」は、できれば事前に一報を入れておきたいところです。

⑤ 書類や鍵を引き継ぐ

最後に、現在の管理会社から必要書類や鍵を引き継ぎます。
主な引継ぎ資料は次のとおりです。

過去の修繕履歴や設備交換の記録が残っていないと、次の修繕時に余計な費用が発生することもあります。
また、賃貸借契約書がないと、例えば退去時の原状回復費用の負担区分や敷金の精算方法が分からず、新しい管理会社と入居者の間でトラブルになるおそれもあります。
変更後に困らないよう、引継ぎ内容は事前に確認しておきましょう。

まとめ｜管理会社の変更は「管理料」だけで判断しない

管理会社への不満を感じたとしても、まずは担当者や管理会社に率直に相談してみましょう。
一方で、同じ問題が繰り返されたり、対応や提案に物足りなさを感じたりする場合は、一度ほかの管理会社に相談してみるのも一つの方法です。

契約内容や現在の管理状況によっては、今すぐ変更した方がよい場合もあれば、契約更新まで待った方がよい場合もあります。
大切なのは、「今の管理会社への不満」を整理したうえで、その悩みを本当に解決できる相手なのかを見極めることです。

当社では、現在の契約内容や物件の状況を確認しながら、オーナー様にとってどの選択が最適なのかを一緒に考えています。