「管理会社変更って面倒？」切り替える手順と事前に知るべきこと

「今の管理会社のままで大丈夫だろうか」
そう感じながらも、変更の手間が煩わしくて先延ばしにしていませんか。

実際、管理会社の変更には多くの工程が存在します。ただし、その大部分はオーナーが一人で抱える作業ではなく、新しい管理会社と二人三脚で進められるものです。
本記事では、変更を検討すべきサインから具体的な手順、注意したいトラブルまで解説します。変更すべきか迷っている方も、ぜひ判断材料としてお役立てください。 

今の管理会社に少しでも不安を感じている方は、一度管理状況を見直してみませんか。管理会社の変更についてお悩みの方は、お気軽にご相談ください。

管理会社変更にかかる手間は？

管理会社を変更する際、オーナーは契約内容の確認や書類の準備が必要です。
しかし、新しい管理会社に任せられる手続きも多くあります。手間がかかりそうだからと、何もしないのはもったいないかもしれません。

オーナー自身が行うこと

これらは意思決定に関わる部分なので、代行してもらうことはできません。
契約書の見方や解約通知の時期・申請については、新しい管理会社に相談しながら進められます。

新しい管理会社に任せられること

こうして分けてみると、オーナーが単独で行う作業は思ったより少ないことが分かります。
「面倒だから」という理由だけで変更を諦めてしまうのは、少しもったいない判断かもしれません。

管理会社変更を検討したい5つのサイン

大きなトラブルが起きていなくても、気になる点が増えてきたら管理状況を見直すタイミングです。
まずは、以下の5つに当てはまるものがないか確認してみましょう。

空室が続いても改善提案がない

空室期間が長引いているのに何も提案がない場合は、そのまま任せ続けてよいのか、一度考えてみる必要があります。
募集条件や写真を見直さず、問い合わせ数や内見数の報告もないなら、十分な募集活動ができていないかもしれません。
家賃が相場から外れていないのであれば、値下げは他の方法を試してから考えたい手段です。

入居者やトラブルへの対応が遅い

管理会社の対応の遅さは、オーナーから見えにくい問題です。入居者と管理会社だけでやり取りが進み、退去の申し出があって初めて「何度連絡しても対応してもらえなかった」と分かることもあります。
修理やクレームの完了報告だけでなく、受付日や入居者への初回連絡、対応中の案件について共有されているか確認してみましょう。

管理会社の対応が遅いときの具体的な対処法については、以下の記事をご覧ください。
賃貸管理会社の対応が遅い！やるべき対処法8と改善されない時の対策

清掃や修繕などの管理品質が低い

現地へ行く機会が少ないオーナーにとって、共用部の様子はなかなか見えません。ごみ置き場の汚れや放置物、切れた照明がそのままになっている場合は、きちんと巡回できていない可能性があります。

ただし、気になる点があったときは、どこに原因があるのかを分けて考えましょう。共用部の清掃は、外部の清掃会社に任せている管理会社も多くあります。そのため、「外部業者の清掃の質」に問題があるのか、「管理会社の巡回や対応」に問題があるのかを見極めることが大切です。
修繕も、請求書だけで作業前後の写真や説明がないようなら、管理体制を一度確認したほうがよいでしょう。

管理手数料とサービス内容が見合っていない

管理手数料が同じ5％でも、受けられるサービスがどこの会社も同じとは限りません。
入居者対応や定期巡回がどこまで含まれるのか、修繕のたびに手配料が加算されるのかは会社によって異なります。手数料が安くても、必要な対応のたびに追加費用がかかると、結果的に負担が大きくなることもあります。

表面上の割合だけでなく、年間でどのような費用がかかるのかまで確認しておきましょう。
賃貸管理手数料の相場は？金額に幅がある理由と損しないための注意点

管理状況の報告や連絡が少ない

月次報告書がわかりにくかったり、滞納状況が共有されなかったりすると、何にいくらかかっているのかオーナー側で把握しづらくなります。

こうした状態に共通しているのは、報告の「頻度」ではなく「聞かないと出てこない」という受け身の姿勢です。
「明らかな不満があるから変える」というより、賃貸経営全体を見直すきっかけとして捉えると、次のステップに進みやすくなります。

当てはまる項目があった方は、今の管理状況を一度整理してみませんか。管理会社を変更するか迷っている段階でも、お気軽にご相談ください。

管理会社を変更するメリットとデメリット

実際に管理会社を変更することには、当然メリットとデメリットの両方があります。
どちらか一方だけを見て判断すると、変更後に「思っていたのと違った」となりかねません。両面を整理したうえで検討することをおすすめします。

管理会社を変更するメリット

管理会社を変える大きなメリットは、これまで当たり前だと思っていた管理のやり方を見直せることです。
新しい視点が入ることで、空室対策や入居者対応など、これまで動かなかった部分が改善するきっかけになります。また、費用とサービス内容を比べ直し、管理にかかる無駄な出費を減らせることもあります。

管理に力を入れている会社であれば、賃貸市場の動きや入居者のニーズを踏まえ、今後の運営についてもアドバイスを受けられます。
空室が改善すれば、毎月の収入が増えるだけでなく、売却時の評価にもプラスに働く可能性があります。今すぐ売却する予定がなくても、将来の選択肢を広げることにつながるでしょう。

管理会社を変更するデメリット

管理会社を変えても、すべての不満が解消されるとは限りません。入居者への対応や修繕、トラブル時の動きなど、期待していたほど改善されないこともあります。

次の管理会社を選ぶときは、料金だけで決めず、口コミや評判、管理実績なども確認するようにしてください。

賃貸管理会社を切り替える7つの手順

ここからは、実際に管理会社を切り替える際の流れを7つのステップで解説します。
全体の流れを知っておけば、いつ・何をすればよいのかがわかり、スムーズに進めやすくなります。

手順1．現在の管理会社への不満を整理する

まずは、今の管理で何を改善したいのかを整理しましょう。空室・入居者対応・費用・報告・修繕などカテゴリを分けていくと、どこに問題があるのかが見えやすくなります。
そのうえで、

を考えてみます。大切なのは、今感じている不満だけでなく、問題の原因がどこにあるのかを確認することです。

手順2．管理委託契約書を確認する

次に、現在の管理会社との管理委託契約書の内容を確認します。特に確認しておきたいのは、以下の項目です。

管理委託契約は年単位で契約期間が決められていることが多く、途中で解約すると違約金が発生する場合があります。また、「解約の3か月前まで」など申し出の期限が決められているケースもあるため、解約日は慎重に決めるようにしてください。
サブリース契約の場合は、通常の管理委託契約とは仕組みが異なるため、契約形態もあわせて確認しておきましょう。

手順3．新しい管理会社を比較する

新しい管理会社を探すときは、管理手数料だけでなく、募集力や入居者対応、管理内容などを比べます。
管理会社によって得意なエリアや管理プランも異なります。空室対策やトラブル対応についてだけでなく、今の管理会社で感じている不満を解消できそうか、口コミや実績も含めて比較してみましょう。

管理会社を選ぶポイントについては、以下の記事で詳しく解説しています。
【厳選21社】248業者から選んだ東京都の賃貸管理会社を紹介

手順4．現在の管理会社へ解約を通知する

新しい管理会社が決まったら、現在の管理委託契約書に記載された方法に沿って解約手続きを進めましょう。一般的には、口頭ではなく書面で解約日を伝えます。
管理会社の切り替えにかかる期間は、現在の契約で決められている解約予告期間によって変わります。このあたりの日程は、新しい管理会社にも契約書を確認してもらいながら調整すると、間違いを防ぎ、スムーズに事が運ぶでしょう。

手順5．新しい管理会社と管理委託契約を結ぶ

現在の管理会社との解約が決まったら、新しい管理会社との管理委託契約に進みます。

契約後に「聞いていた内容と違う」とならないよう、上記の項目は契約前にしっかり確認しておきましょう。少しでも不明な点や気になる部分があれば、その場で押印せず、納得できるまで説明を求めてください。

ちなみに、国土交通省は重要事項説明から契約締結までの間に、オーナーが判断できる時間として1週間程度を設けることを推奨しています。この期間を使って、契約内容をもう一度確認しておくと安心です。
（参考：国土交通省「賃貸住宅管理業法ポータルサイト」）

手順6．新旧の管理会社で引き継ぎを行う

賃貸借契約書、入居者名簿、鍵、敷金、未収賃料、修繕履歴など、引き継ぐべき情報は多岐にわたります。主な引き継ぎ項目は以下の通りです。

引き継ぐ項目が多いため、一覧にしたうえで新旧の管理会社とオーナーの三者での確認を推奨します。受け渡した書類や情報も記録に残しておくと、引き継ぎ後の行き違いを防ぎやすくなります。

手順7．入居者へ管理会社変更を通知する

最後に、管理会社が変わることを入居者へ案内します。一般的には、新しい管理会社から入居者へ案内するケースが多いため、オーナー自身で対応する必要はありません。
案内する内容は、新しい管理会社名や管理開始日、問い合わせ先、家賃の振込先などです。

管理会社が変わるだけであれば、基本的に賃貸借契約を結び直す必要はありません。
ただし、保証会社や家賃の収納代行会社については、変更の手続きが必要になる場合があります。ここは、新しい管理会社と確認しながら進めましょう。

管理会社変更の案内は、切り替え後に行われる場合もあります。入居者の混乱が心配な方は、事前に通知してもらえるよう新しい管理会社へ依頼しておきましょう。

管理会社の切り替えには、契約内容に応じた準備が必要です。変更を検討している方は、こちらからお問い合わせいただけます。

管理会社変更で起こりやすいトラブルと防ぎ方

ここまでに紹介した手順どおりに進めても、管理会社の切り替え時には思わぬトラブルが起こることがあります。
実際の管理業務で起こりやすいケースをもとに、特に気をつけたいポイントを紹介します。

入居者が変更のお知らせを見ていない

新しい管理会社が書面を送っても、入居者が見ていない場合があります。特に注意したいのが、家賃の支払い方法が一時的に変わるケースです。
保証会社などの切り替えに時間がかかり、その間の1～2ヵ月だけ入居者から指定口座へ直接振り込んでもらうこともあります。その際、変更内容が入居者に伝わっておらず、入金を確認できないケースがあります。

入金が確認できないときは、書面だけでなく電話などでも連絡し、変更内容が伝わっているか確認するようにしてください。

鍵がすべて引き継がれていない

引き継ぐ鍵は、入居中の部屋や空室だけではありません。エントランス、ごみ置き場、倉庫、メーターボックス、機械室など、管理会社が保管している鍵をすべて確認する必要があります。

鍵が不足していると、空室の内見や清掃ができないだけでなく、漏水などの緊急時に現場へ入れない可能性があります。紛失した鍵が見つからなければ、防犯上の理由から鍵の交換が必要になることもあるでしょう。
鍵の種類・使用場所・本数を一覧にし、新旧の管理会社で確認したうえで、受け渡しの記録を残しておきましょう。

数年後の退去で敷金の引き継ぎ漏れがわかる

管理会社を変えてから数年後に退去があり、敷金を精算しようとしたところ、誰も当時の引き継ぎ状況を知らないケースがあります。担当者が退職していたり、当時の記録が残っていなかったりすると、確認にも時間がかかります。

敷金の金額や受け渡しについては、口頭で済ませず、誰が見てもわかる形で残しておきましょう。

対応中の修繕やクレームが止まってしまう

修繕やクレームは、対応中の内容だけでなく、それまでの経緯も引き継ぐことが大切です。
たとえば騒音問題で、同じ部屋同士のトラブルが何度も続いている場合、いつ・誰から相談があり、相手に何回注意したのかといった時系列も重要になります。

管理会社が変わって対応が振り出しに戻らないよう、過去の対応まで新しい管理会社へ共有することが重要です。

家賃の入金状況がわからなくなる

切り替え月は、旧管理会社がどこまで家賃を集金したのかを確認しておきましょう。ここが曖昧なままだと、入金済みの家賃を再度請求したり、未入金を見落としたりすることがあります。

保証会社や収納代行会社の変更がある場合は、特に注意が必要です。旧保証会社で最後に引き落とされる家賃と、新しい保証会社が最初に扱う家賃を明確にしておかないと、二重請求や請求漏れにつながります。
切り替え月は入居者ごとの入金状況を一覧にし、新旧の管理会社でダブルチェックしておくと安心です。

まとめ

管理会社を変えるとなると、手続きが多くて面倒に感じるかもしれません。ですが、入居者への案内や各種手続きなど、新しい管理会社に任せられることも多くあります。
今の管理会社に不満があるなら、「変更は大変そうだから」とそのままにせず、一度ほかの会社と比べてみてもよいでしょう。

実際に変更するときは、鍵や敷金、家賃の入金状況などの引き継ぎだけは曖昧にしないこと。ここをきちんと押さえておけば、切り替え後のトラブルも防ぎやすくなります。

今の管理会社に少しでも不安を感じている方は、一度管理状況を見直してみませんか。管理会社の変更についてお悩みの方は、お気軽にご相談ください。