賃貸管理会社の対応が遅い!やるべき対処法8と改善されない時の対策

「賃貸物件の管理をお願いしている賃貸管理会社の対応が遅いんだけど、どうしたらいい?」
「賃貸管理会社に早く対応するように今すぐ改善させたい!」

自分の持つ賃貸物件の管理を賃貸管理会社に任せているものの、何かと賃貸管理会社の対応が遅く、どうすればいいのか困ってしまうことはありませんか?

賃貸管理会社の対応が遅い場合、次の8つの対処法を順番に進めていくのがおすすめです。

賃貸管理では、入居者の方への対応や、故障した設備の修理対応など、なるべく早く行って欲しいことが数多く起こります。

そんな時そのまま我慢するのは絶対にしてはいけません。

なぜならあなたへの賃貸管理会社の対応が遅い場合、入居者への対応はさらに遅いため、入居者の不満につながります。

入居者への対応が遅いことは、空き室リスクを高めるだけでなく、家賃の減額を請求される、損害賠償を請求されるなど大きなトラブルにつながるからです。

(出典:国土交通省「民間賃貸住宅に関する相談対応事例集~賃借物の一部使用不能による賃料の減額等について~」

この記事では、こちらの対処法について詳しい手順やポイントをわかりやすく解説します。

この記事を読めばわかること
  • 賃貸管理会社の対応が遅いときの対処法一覧
  • 賃貸管理会社の対応速度が改善されないなら会社を変更するしかない!

対応が遅い賃貸管理会社への正しい対処法をしっかりと進めることで、あなた自身の賃貸経営がスムーズにいくだけでなく、空き室リスクを減らし、安定した賃貸経営につなげることができます。

ぜひ最後までお読みください。

賃貸管理完全ガイド

1.賃貸管理会社の対応が遅いときの対処法一覧

この章では、賃貸管理会社の対応が遅い場合、具体的にどのような対処法を行えばいいのかを紹介します。

先ほども紹介しましたが、賃貸管理会社の対応が遅い場合の対処法は次の通りです。

この対処法は、上の方が簡単で、下の方に行けば行くほど難易度が高くなります。

そのため、まずは上から順番に対処法を進めていくのがおすすめです。

それぞれの対処法について詳しく紹介していきましょう。

1-1.担当者の名前・日時をメモしてリマインドする

賃貸管理会社の対応が遅い場合、まず行いたい対処法のひとつめが「担当者の名前・伝えた日時をメモした上でリマインドする」ことです。

賃貸管理会社に連絡を入れた時、依頼内容を伝えるだけで電話を切っていませんか?

その場合、電話口に出た担当者が誰だったのかがわからず、依頼内容に対応してもらえない場合、誰にリマインドすればいいのかがわからなくなってしまいます。

そこでおすすめしたいのがこの方法です。
電話で依頼内容を伝える場合は、下記をメモして記録しておきます。

  • 今話している担当者の名前
  • 電話した日時

そして電話を切る前に「それでは〇月〇日に、担当者○○さんに△△△の件を依頼しましたので、対応をお願いします」と伝えます。

「誰に、いつ、何を伝えたのか」を明確にし、相手にも記録していることを伝えることで、電話口に出た担当者にプレッシャーをかけ、きちんと対応してもらえるようにしましょう。

特に大切なのが、担当者の名前を聞くことです。
担当者の名前を聞き、復唱することで、賃貸管理会社全体ではなくあなたに伝えたということを強調し、手抜きを防ぐことができます。

数日たっても対応がされない場合は、再度電話をかけ「〇月〇日に、担当者○○さんにお伝えした△△△の件はどうなっていますか?」と尋ねます。

この時も「いつ、誰に、何を伝えたのか」が相手に伝わるため、「以前伝えた」というよりも効果が高まります。

賃貸管理会社とやり取りをする際は、必ず担当者の名前と日時を記録し、相手にリマインドするようにしましょう。

1-2.納期を指定して指示する

賃貸管理会社の対応が遅く、担当者の名前や日時をリマインドしても改善されない場合は、依頼した内容に対する納期を指定して指示しましょう。

例えば書類の郵送依頼する場合、「早めにやってください」ではなく「3日以内にやってください」と明確な納期を指定するのです。

明確な納期を設定することで、その日までに対応されなかった場合、すぐに賃貸管理会社に連絡し、対応を求めることができます。

なるべく早めに、などというあいまいな期限ではなく、明確な納期を設定しましょう。

ただし、設備の修理など業者の手配などが必要で、賃貸管理会社に依頼した時点ではいつまでにできるのかがわからないと言われることもあります。

そのような時は、

1、修理業者に連絡し完了日時がいつなのかを連絡する期限

2、修理が完了する期限

という2段階で納期を設定しましょう。

まずは修理業者に連絡を入れた上で、「修理の納期がいつになるのかを連絡する」納期を設定します。

約束の日時に連絡がなかった場合は、「昨日までに連絡貰えるとしていた件ですが、いつになるのか」と問い合わせを入れます。

明確な納期を設定しておくことで、対応の遅れをしっかりと指摘できますから、賃貸管理会社とやり取りする場合は必ず納期を設定しておきましょう。

1-3.メールで依頼内容を確認しccに上司を入れる

賃貸管理会社の対応が遅い場合の対処法4段階目は、電話で伝えた依頼内容をメールにまとめて確認のため送り、CCに担当者だけでなく上司を入れるということです。

メールには電話でお伝えしたことを確認のためお送りします、とした上で、

  • 電話で対応した担当者名
  • 伝えた日時
  • 依頼した内容
  • 電話で決めた納期

をメール内に記載します。

メールで送ることで、口頭での言った言わないを防ぎ証拠を残すだけでなく、ccに上司を入れることで対応が遅かった場合に間に入ってもらえるようにしておくのです。

いつ、誰に、何を依頼したのかを簡単に明確に出来ますから、電話だけでなくメールでも確認を入れておくとよいでしょう。

1-4.「録音します」と伝えた上で電話でやりとりを行う

賃貸管理会社の対応が遅い場合の対処法4段階目は、「録音します」と伝えた上で賃貸管理会社のやり取りを行うということです。

3つめの対処法まで行っても、賃貸管理会社の対応が遅いということは、相手にさらにプレッシャーをかける必要があります。

そこで、電話でのやり取りを録音していることを伝え、録音を行います。
これで言った言わないを防止するとともに、録音することでこちら側は曖昧なままでは許さないということを伝えるのです。

録音することで賃貸管理会社の対応が早くなるのであればよいのですが、それでも変化がない場合は次の段階に進みましょう。

1-5.担当者の上司に代わってもらい改善を求める

賃貸管理会社の対応が遅い場合の対処法5段階目は、担当者の上司に電話を替わってもらい、現状を伝えて改善を求めます。

ここまでの対処法を行ったとしても対応の遅さが変わらない場合、担当者ではなく上司に話をすることで、具体的な改善を求めるのです。

この時、「1-3.メールで依頼内容を確認しccに上司を入れる」で送っていたメールや「1-4.「録音します」と伝えた上で電話でやりとりを行う」で録音した会話が証拠となります。

下記を上司に伝えた上で、納期を過ぎても対応されていないこと、いつまでに完了するのか明確な納期を設定して欲しい胸を話しましょう。

  • 伝えた日時
  • 依頼した内容
  • 電話で決めた納期

上司が不在の場合は、何時に戻るのかを尋ね、本日中に必ず上司から折り返しを貰い、伝えるようにしましょう。

上司からの折り返しがなければ、翌日電話し、なぜ連絡がなかったのか、いつなら連絡が貰えるのかを確認してください。

1-6.本部・本社・お客様センターに連絡し改善を求める

賃貸管理会社の対応が遅い場合の対処法6段階目は、本部・本社・お客様センターに連絡し、改善を求めます。

上司に話したのに改善が見られない場合や、そもそも担当していたのが支店長などその部署や店舗の責任者だった場合、さらに上の本部や本社に連絡を入れることで、現場への指導を求めるのです。

規模の大きい賃貸管理会社の場合、お客様センターは本部・本社が管轄していることがほとんどですから、お客様センターを利用するのもよいでしょう。

1-7.店舗に行く

賃貸管理会社の対応が遅い場合の対処法7段階目は、店舗に行くことです。

所有する物件が自宅より遠方にあり、賃貸管理会社の店舗も遠い場合はなかなか難しいのですが、実際に店舗に行き、面と向かって話をすることで相手により大きなプレッシャーをかけることができます。

店舗に足を運んだ場合は、担当者だけでなく、店舗の責任者と話をしましょう。

ここでも、「1-3.メールで依頼内容を確認しccに上司を入れる」で送っていたメールや「1-4.「録音します」と伝えた上で電話でやりとりを行う」で録音した会話を提示し、連絡を入れているのに対応がされないのはどうしてなのか、いつまでにできるのかの期限を決めてもらいます。

話した内容は必ず紙に書き記録し、同じ内容をメールで送って送り、期限が過ぎた時点で再度連絡をしましょう。

1-8.担当者を変更させる

賃貸管理会社の対応が遅い場合の対処法8段階目は、担当者を変更させることです。

ここまでの対処法を行ったとしても、対応の遅さが改善されないのであれば、担当者を変更するよりありません。

変更理由として対応の遅さを上げ、「1-3.メールで依頼内容を確認しccに上司を入れる」で送っていたメールや「1-4.「録音します」と伝えた上で電話でやりとりを行う」での録音を元に、上司に変更を求めましょう。


2.賃貸管理会社の対応速度が改善されないなら会社を変更するしかない!

1.賃貸管理会社の対応が遅いときの対処法一覧」で紹介した対処法を1から8まで行っても対応速度が改善されないのであれば、賃貸管理会社を変えるしかありません。

賃貸管理会社の対応が遅いままでは、話が進まずイライラするだけではすみません。

賃貸管理会社の対応が遅いと高まるリスク
  • エアコンや水道などの修理が遅れ家賃の減額を求められる
  • エアコンや水道などの修理対応しなかったことで入居者が自分で修理し費用を請求される
  • エアコンや水道などの修理をしなかったことで入居者から損害賠償を求められる
  • 入居者への対応が悪く退去リスクが高まる
  • 空室が出た場合の対応が遅く入居者が決まらない
  • 入居希望者への対応が遅く逃してしまう

オーナーへの対応が遅いのであれば、現在賃貸物件に入居している入居者への対応も遅く、問題が起こる可能性が大です。

なぜなら、賃貸管理会社にとって管理料を支払い契約を決めるオーナーこそが顧客であり、対応を優先すべき相手だからです。
オーナーに対しての対応が遅い賃貸管理会社であれば、入居者への対応がよいとは考えられないのです。

もし、エアコンや水道などが故障し、入居者から修理依頼が来ていたのに賃貸管理会社が対応しなかった場合、故障してから修理するまでの期間、家賃を減額しなくてはなりません。

どのくらい減額するかは、故障した設備によって国土交通省によりガイドラインが示されています。

設備等の不具合による賃料減額のガイドライン
状況家賃減額割合(月額)※免責日数※
トイレが使えない30%1日
風呂が使えない10%3日
水が出ない30%2日
エアコンが作動しない5000円3日
電気が使えない30%2日
テレビ等通信設備が使えない10%3日
ガスが使えない10%3日
雨漏りによる利用制限5~50%
カビや結露が発生した場合50%
7日

※家賃減額割合は月額表記です。実際に減額するのは修理完了までにかかった日数分の家賃です。
※面積日数は、故障等の連絡から修理完了まで通常必要な日数です。この分は「修理完了までにかかった日数」から差し引きます。なお、借主の帰責において修理が遅れた時は、当然その日数分も差し引くことになります。

出典:国土交通省「民間賃貸住宅に関する相談対応事例集~賃借物の一部使用不能による賃料の減額等について~」

入居者が連絡したのに一向に修理を行わない場合、入居者が自分で業者に依頼し修理を行うことが認められており、その場合の修理費用をオーナーに請求できます。

オーナーや賃貸管理会社が提携している修理業者よりも金額が高い場合でも、一般的な相場の範囲内であれば、修理費用はすべてオーナー負担となるため、想定より高い費用がかかってしまうことになるのです。

修理をせず、入居者の生活に影響が大きい場合は、賃貸管理会社およびオーナーが損害賠償請求を求められる可能性もあります。
空室が出た場合も、入居者募集のための手続きや、見学希望者への対応が遅く、空き室リスクが高くなってしまいますよね。

 

これを改善するには、賃貸管理会社そのものを変更するしかありません。

管理会社の変更は時間と手間がかかりますが、安定した賃貸経営を行うためにも、信頼でき、対応の早い賃貸管理会社に変更しましょう。


3.賃貸管理会社の対応の遅さにお悩みなら!24時間365日迅速対応なルーム・スタイルにお任せください!

現在お使いの賃貸管理会社の対応の遅さにお悩みなら、24時間迅速対応なルーム・スタイルにぜひお任せください!

3-1.ルーム・スタイルの強み1 専任担当者プラスチームでのフォローで不動産経営を徹底サポート

ルーム・スタイルは、オーナー様一人に対し、専任担当者を一人付け、不動産経営を徹底サポートいたします。

担当者が決まっているから「誰かがやるだろう」はありません。
オーナー様からの要望にしっかりお答えいたします。

さらにチームでのフォロー体制もしっかり構築されており、担当者が休みの場合はチームでフォローし、他のスタッフがすぐに対応いたします。

このサポート体制により、「オーナー様の声」では担当者の対応の良さに関する声が多数寄せられております。

3-2.ルーム・スタイルの強み2 コールセンターによる24時間365日対応を実施!入居者のクレームにも迅速に対応できる

ルーム・スタイルでは、入居者の方からの連絡には、コールセンターによる24時間365日対応を行っております。

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クレーム対応など大変な業務は、もちろんすべてルーム・スタイルが行います。

入居者対応も早く、満足度が上がることで空き室リスクを減らすことが可能です。

3-3.ルーム・スタイルの強み3 ご依頼後、次の日には物件情報を掲載&一斉拡散!神速で物件情報を広める

ルーム・スタイルは入居者募集の対応の早さにも自信があります!

募集依頼後、翌日には物件情報を不動産会社のネットワークに掲載し、一斉拡散いたします。

情報をただ載せるのではなく、マイソクの作り込みにも力を入れており、周辺にコンビニがあるか、病院・学校情報などをヒアリングし、魅力的な内容に仕上げます。

早く、充実した情報を拡散することで、平均入居1ヶ月の客付けを実現しているのです。

3-4.ルーム・スタイルの強み4 総合管理プランなら入居中の設備故障も安心

ルーム・スタイルの総合管理プランなら、入居者の斡旋から家賃集金、クレーム対応、設備等の故障対応を全て行います。

さらに入居中の設備故障による設備修理について、1工事50,000円(税込)まで貸主様に代わって当社が修理手配・費用負担いたします。プラン内で設備保証の有・無がご選択可能です。

現在ご利用の賃貸管理会社の対応にお悩みなら、ぜひルーム・スタイルにご相談ください。


4.まとめ

賃貸管理会社の対応が遅い場合にやるべき対処法についてご紹介しました。

賃貸管理会社の対応が遅い場合、オーナーがイライラするだけでなく、入居者の不満が溜まり、さらには家賃減額や損害賠償など、さまざまなトラブルが起こる可能性があります。

まずはしっかりと対応してもらえるよう、次の8つの対処法を行いましょう。

それでも解消されない場合は、賃貸管理会社を変更し、安定した賃貸経営を行うようにしましょう。

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